Fjellcoachen har hatt besøk av gjestebloggerne Kristin Eikrem og Elin Bøe Elgsaas, som forteller om sin masterkurs-oppgave knyttet til onboarding og psykologisk kontrakt, og hva som påvirker arbeidstakere i onboardingfasen til å forlenge tiden hos én arbeidsgiver. Formålet med oppgaven var å se nærmere på faktorer som bidrar til oppfyllelse av den psykologiske kontrakten, og hvordan oppfylt psykologisk kontrakt kan påvirke turnoverintensjonen hos medarbeidere i en onboardingsfase.
Vi sendte ut en undersøkelse til nyansatte medarbeidere i tre statlige forvaltningsorganisasjoner, på to ulike tidspunkter. Respondentene fikk spørsmål knyttet til opplevd lederstøtte, opplevd kollegastøtte, opplevd jobbautonomi og opplevd rolleklarhet, i tillegg til oppfylt psykologisk kontrakt. Tre uker senere fikk de spørsmål om turnoverintensjon.
Resultatet av vår undersøkelse var at vi fikk støtte for at det er en negativ sammenheng mellom opplevd rolleklarhet og turnoverintensjon. Det vil si at uklare roller kan øke turnoverintensjonen. Videre fant vi at opplevd lederstøtte har en sammenheng med oppfylt psykologisk kontrakt, og at oppfylt psykologisk kontrakt kan gi lavere turnoverintensjon. Våre funn er basert på en undersøkelse med et relativt lavt antall respondenter og kan derfor ikke generaliseres. Vi finner imidlertid støtte for disse funnene i teori og tidligere forskningsundersøkelser og kan basert på dette gi praktiske råd om hvordan organisasjoner kan forvalte den psykologiske kontrakten med sine medarbeidere i en onboardingsfase.
Onboarding
Rekruttering og onboarding av nye medarbeidere er viktig av flere årsaker. Forskning viser at organisasjoner bruker opp mot 200 prosent av en ansatts årslønn til rekruttering og opplæring av en ny medarbeider når en ansatt slutter. I tillegg mister organisasjoner taus kunnskap, sosial kapital, de opplever redusert kundetilfredshet, i tillegg til at turnover kan «smitte over» til kolleger («turnoversmitte»).
Onboarding definerer prosessen der en nyansatt blir introdusert til sin nye arbeidsplass, mål, retningslinjer og prosesser, og sosialisert inn i virksomhetens kultur og verdier. Organisasjoner strever typisk med denne fasen av ansettelsesforholdet, fordi deres fokus gjerne ligger på resultatene de skal oppnå, og ikke på behovene til de nyansatte. Fordeler for organisasjoner, både på kort og lang sikt, av å gjennomføre en effektiv onboardingsprosess, er høyere jobbtilfredshet, høyere grad av organisasjonsforpliktelse og dermed lavere turnoverintensjon hos de nyansatte.
Psykologisk kontrakt
Den psykologiske kontrakten mellom en arbeidstaker og arbeidsgiver har sin teoretiske opprinnelse i modellen om sosial bytteteori helt tilbake til slutten av 1930-årene. Ett hvert ansettelsesforhold er et bytteforhold av gjensidige forpliktelser mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Den ansattes forventninger rundt dette bytteforholdet er rammen rundt den psykologiske kontrakten mellom organisasjonen og den ansatte. En medarbeider som erfarer at arbeidsgiver søker å oppfylle den psykologiske kontrakten, vil svare med større engasjement i jobben og lavere turnoverintensjon.
For å opprettholde den psykologiske kontrakten må forventninger og realitet hele tiden justeres og avpasses mot hverandre. Dette skjer i det daglige gjennom tilbakemeldinger fra leder og kolleger. En leder som er tilstede og bryr seg om menneskene han eller hun leder kommer langt med denne tilnærmingen.
I vår undersøkelse fikk vi bekreftelse for at høy opplevd støtte fra nærmeste leder har en sammenheng med høy grad av oppfyllelse av den enkeltes psykologiske kontrakt, som igjen har sammenheng med lavere grad av turnoverintensjon.
Turnoverintensjon
Turnoverintensjon reflekterer sannsynligheten for at en ansatt vil forlate organisasjonen innen en viss tid. Turnoverintensjon er en god indikator på framtidig turnover som gjør det mulig å ligge i forkant av en uønsket utvikling i faktisk turnover. Turnover er i seg selv et naturlig fenomen, det vil alltid være noen som slutter i jobben eller ønsker å slutte. Problemer kan oppstå når for mange ansatte har disse intensjonene, da dette påvirker den enkeltes motivasjon og ønske om å legge ned innsats for arbeidsgiveren.
Rolleklarhet
I vår undersøkelse fant vi at hvis medarbeidere opplever høy grad av rolleklarhet så kan det redusere faren for turnoverintensjon. Rolleklarhet kan defineres som i hvilken grad ansatte mottar og forstår informasjonen som kreves for å utføre jobben. Rolleuklarhet oppstår når en medarbeider ikke har tilstrekkelig informasjon til å ivareta sin rolle på en tilfredsstillende måte. Den manglende informasjonen om egen rolle i organisasjonen skaper usikkerhet rundt om man er god nok til å utføre arbeidsoppgavene man er satt til. Sammenhengen mellom rolleuklarhet og turnoverintensjon kan påvirkes av betingelser som kan øke eller redusere usikkerheten som kommer fra rolleuklarhet. Et godt forhold og tillit til kolleger kan være en slik betingelse. Et godt tillitsforhold gjør at ansatte stoler på hverandre og bruker mindre tid og energi på å håndtere rolleuklarhet på egen hånd.
Relasjon til nærmeste leder
Den som har mest innflytelse på den ansattes psykologiske kontrakt er nærmeste leder. En god relasjon til nærmeste leder vil redusere faren for brudd på den psykologiske kontrakten og eventuell turnover. Oppfølging i det daglige arbeidsmiljøet og utvikling av relasjonen mellom medarbeider og leder står sentralt.
Virksomheter bør prioritere at ledere kan sette av tid til å være leder, det vil si at leder bruker tid sammen med medarbeiderne for å bli kjent med dem (styrker/svakheter), fokuserer på å bygge gode lag og at utveksling av kunnskap og ideer vektlegges. Ledere bør få opplæring i hva som er forventet av dem i en onboardingsprosess og hvordan de kan håndtere eventuelle brudd på psykologisk kontrakt. Forståelse av den psykologiske kontrakten kan hjelpe ledere til å forstå både forholdet til medarbeiderne og retningen dette kan ta.
Våre funn i undersøkelsen samsvarer godt med forskning:
- Viktigheten av gode relasjoner i jobbhverdagen
- Viktigheten av forståelse og respekt for menneskers behov for autonomi, anerkjennelse og tillit
- Viktigheten av kunnskap om psykologisk kontrakt og hvordan forventningene kan styres
Oppsummering og praktiske råd
Organisasjoner bør vektlegge lederrollen i sosialiseringen av nyansatte. Effektiv onboarding handler om å forbedre nyansattes tro på seg selv og deres opplevelse av å kjenne seg akseptert av kolleger og leder, sørge for at de forstår rollen sin og forventningene knyttet til jobben de skal gjøre, og hjelpe dem å bli sosialisert inn i organisasjonskulturen. Disse praktiske rådene kan være verdt å følge:
- Vektlegge lederstøtte i onboardingsfasen
- Tilstedeværelse er viktig. Tid og ressurser til å følge opp de nyansatte medarbeiderne.
- Jevnlige tilbakemeldinger og åpen kommunikasjon er sentralt
- Oppfylle den psykologiske kontrakten
- Gjensidige forventningsavklaringer og kommunikasjon rundt opplevde løfter
- Styrke «jobbforankring»
- Bygge gode team – roller og oppgaver utfra den enkelte medarbeiders styrker
